Neuer Service: Bearbeitungsstand von Anträgen online abrufen

Antragsstatus jederzeit online einsehen

Ist der eigene Antrag schon bearbeitet? Fehlen noch Unterlagen? Das Kreisverwaltungsreferat hat ein neues Ticketsystem eingeführt, über das Kund*innen online jederzeit den Bearbeitungsstand ihres Antrags nachverfolgen können. Auch fehlende Unterlagen können darüber digital und datenschutzkonform nachgereicht und direkt dem ursprünglichen Antrag zugeordnet werden. Anders als bei E-Mails sind auch große Dateianhänge möglich. Außerdem können Kund*innen über das System Nachrichten an die Sachbearbeitung schreiben.

Bisher kommt das System unter anderem im Bereich Studierende der Servicestelle für Zuwanderung und Einbürgerung, im Heiratsbüro des Standesamts, in der Fahrerlaubnisbehörde, im Versicherungsamt sowie im Gewerbeamt für neue Anträge zum Einsatz. Wer beispielsweise im Bereich Studierende der Servicestelle für Zuwanderung online einen Aufenthaltstitel beantragt, erhält jederzeit die Möglichkeit, eine Bestätigung als PDF herunterzuladen, um die Antragstellung gegenüber anderen Behörden, Hochschulen und Banken zu belegen.

Die Ausweitung auf weitere Bereiche ist bereits in Vorbereitung.

Zugang zum Ticketsystem erhalten Kund*innen entweder über ein Einmalpasswort, das sie sich bei der Antragsstellung notieren oder über eine Registrierung. Diese bietet den Vorteil, dass das Passwort selbst gewählt werden kann und Kund*innen über das Portal einen Überblick über alle Anträge beim KVR erhalten. Da Kund*innen jederzeit den Bearbeitungsstand einsehen und Änderungen ihrer Daten direkt an die Sachbearbeitung melden können, werden Mehrfachanträge vermieden. Dies spart den Mitarbeitenden des KVR Zeit bei der Bearbeitung. Im neuen System stehen ihnen außerdem Textvorlagen zur Verfügung, die automatisch mit den Daten der Antragstellenden ergänzt werden.

Die Kreisverwaltungsreferentin sieht das neue Ticketsystem als Meilenstein für die Bürgerservices in München. „Die Bedienung des Online-Tools ist intuitiv. Unsere Kund*innen können jederzeit transparent nachvollziehen, an welcher Stelle sich ihr Antrag befindet und ob noch Unterlagen fehlen. Den Mitarbeitenden wiederum spart das neue Ticketsystem wertvolle Zeit bei der Bearbeitung der Anträge und gibt ihnen Sicherheit, da alle Schritte nachvollziehbar dokumentiert und archiviert werden“, sagt Dr. Hanna Sammüller.

IT-Referentin Dr. Laura Dornheim ergänzt: „Als IT-Referentin der Landeshauptstadt ist mir wichtig, dass sowohl die Verwaltung als auch die Bürger*innen von der Digitalisierung profitieren. Das ist mit dem Ticketsystem auf jeden Fall gelungen. Dass wir als Stadt dabei auf Open Source setzen, ist ein wichtiger Baustein für unsere digitale Souveränität.“